Soluções Inteligentes

A gestão eletrônica de documentos.

O desenvolvimento de um complexo empreendimento de engenharia gera demandas de gestão completamente distintas para cada um dos participantes do projeto. Esta diferente gama de necessidades associada a uma generalização de nomenclatura das soluções leva a muitas confusões, frustrações e prejuízos de dinheiro e tempo.

Projeto de Engenharia

Além do GED, o backup, armazenamento e replicação são essenciais.

O caso mais emblemático é o termo GED, utilizado para designar Gestão Eletrônica de Documentos. Porém, qual é a melhor especificação de GED para uso na construção ou reforma de uma planta?

Para responder a esta pergunta precisamos, inicialmente, saber quem deve usar o GED. A resposta é simples: todos os participantes. Projetistas, supervisoras, gerenciadora, empreiteira, montadoras, indo até o usuário final, que será responsável pela operação. Será que existe uma especificação comum que atenda a todos esses participantes? Eles irão usar o mesmo GED? O mesmo software? Em um mundo ideal, sim.

Todos dentro de um mesmo sistema, nenhum controle paralelo e o documento seguindo um fluxo único da concepção até o as build. Mas, infelizmente, este mundo ideal não existe. Na prática, cada participante usará um GED próprio, para atender às suas necessidades de gestão ou para gerenciar os riscos de acordo com o seu interesse.

A necessidade da projetista é controlar a atividade de desenvolvimento dos documentos, gerenciar os desenhos, referências, ter possibilidade de mudar o fluxo de trabalho para dar mais rendimento à equipe, rastrear a dependência entre os documentos, administrar os prazos de atendimento das solicitações do cliente e documentar todo o retrabalho e alterações.

O GED ideal para esta função pode ser algo genérico se ela trabalhar com várias plataformas CAD, ou um GED associado com a plataforma CAD mais utilizada, pois quão mais especializado for o GED mais recursos ele terá.

Para as supervisoras e gerenciadoras que têm um foco muito maior no processo, normalmente o documento não é o “ator principal”, mas apenas uma evidência de alguma atividade realizada ou decisão tomada.

Tratar o documento fora do contexto da atividade que elas exercem é algo inútil para ela, por outro lado é fundamental ter informações sobre emitentes, datas e relacionamento entre documentos. O GED ideal é necessariamente genérico, precisa ter um elemento de colaboração muito forte e recursos que apoiem a geração de relatórios e documentos que ela deve produzir dentro das suas atribuições.

Empreiteiras e montadoras não buscam recursos sofisticados. Querem apenas o documento correto, no tempo planejado para gerar o mínimo de retrabalho e o máximo de velocidade de execução, pois geralmente são os custos fixos os vilões da lucratividade do contrato.

Ser apenas um usuário do GED é o ideal, mas, muitas vezes por questões contratuais e análise de risco, adota-se uma ferramenta para um controle redundante dos fluxos, documentação das decisões e armazenamento dos documentos. Nestes casos, o que elas buscam no GED é a integração, para evitar ao máximo os custos e risco de trabalhos manuais para registro e cadastro dos documentos.

O cliente final quer receber o empreendimento dentro do prazo e qualidade, normalmente contrata as supervisoras e gerenciadoras com este objetivo. O GED ideal para ele é o que atende o departamento de documentação e que dará suporte às atividades de operação. O GED deve ser único e corporativo.

Deve atender tanto às demandas de documentos técnicos, como fazer a gestão de documentos administrativos. Normalmente, ele não se preocupa com integração, pois obriga contratualmente aos fornecedores o cadastro em seu GED, mas esquece de que se o mesmo for manual e caro é ele quem paga a conta no final.

Não há uma receita correta e única, porém, as condições para chegar a uma solução adequada e eficiente dependem da engenharia entender e estudar tecnologia.

A tecnologia por sua vez tem que entender os objetivos e como a engenharia funciona sem tentar impor, mas se adaptando. Além disso, todos precisam entender de contratos e ter desde o início as “cartas na mesa” e uma relação transparente e franca. Sempre que alguns desses pontos não forem observados, o projeto perde e, por consequência, todos os seus participantes.


Além de um GED eficiente, as empresas de engenharia precisam se preocupar com uma solução robusta de backup/restore, replicação e arquivamento. Por este motivo, a Netrunner Tecnologia comercializa, implanta e suporta o SEP Sesam da SEP Software, empresa alemã de backup e armazenamento. Com o SEP Sesam, além de fazer backup/restore, é possível transferir os backups efetuados localmente para sites remotos, mantendo assim a redundância dos dados. O SEP Easy Archive converte volumes comuns em unidades WORM (Write once, read many), que são volumes que podem ser gravados apenas uma vez, tornando um repositório permanente de dados, atendendo assim a legislação.

Fonte: Site Baguete

Mais informações: www.netrunner.com.br/parceiros_sep.aspx

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